Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Akten, Dokumenten und Urkunden ist für Städte, Gemeinden, Behörden und Institutionen von zentraler Bedeutung. Ein hochwertiger Archivschrank erfüllt dabei nicht nur organisatorische, sondern auch gesetzliche und sicherheitsrelevante Anforderungen. In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie bei der Auswahl, Ausstattung und Nutzung von Archivschränken für den öffentlichen Sektor beachten müssen.
Warum Archivschränke in Stadtarchiven unverzichtbar sind
Stadtarchive dienen der dauerhaften Sicherung historischer, rechtlicher und verwaltungstechnischer Dokumente. Die Anforderungen an Lagerungssysteme in solchen Archiven unterscheiden sich dabei erheblich von denen in klassischen Büros. Archivschränke stellen in diesem Zusammenhang eine zentrale Lösung dar, um Dokumente strukturiert, geschützt und zugänglich aufzubewahren.
Zentrale Anforderungen im Überblick:
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Langfristige Lagerung: Dokumente in Stadtarchiven müssen teilweise über Jahrzehnte oder Jahrhunderte hinweg aufbewahrt werden. Die Archivmöbel müssen daher besonders langlebig und stabil sein.
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Schutz vor äußeren Einflüssen: Archivschränke schützen Akten vor Staub, Licht, Feuchtigkeit und unbefugtem Zugriff.
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Brandschutz: Gerade bei der Lagerung von Unikaten oder sensiblen Unterlagen sind feuerfeste Archivschränke sinnvoll oder sogar vorgeschrieben.
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Strukturierte Ordnung: Ein durchdachtes Regalsystem im Schrank ermöglicht die systematische Einteilung nach Jahrgang, Abteilung, Dokumententyp etc.
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Zugänglichkeit & Ergonomie: Archive werden von Mitarbeitern, Forschern oder Bürgern genutzt. Die Einrichtung muss daher nicht nur sicher, sondern auch benutzerfreundlich sein.
Typische Einsatzbereiche:
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Stadt- und Gemeindearchive
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Standesämter und Behördenarchive
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Universitätsarchive
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Kirchenarchive
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Bibliotheken
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Museen mit Dokumentensammlung
Ein Archivschrank ist hier nicht bloß ein Stauraummöbel, sondern Teil eines komplexen Ordnungssystems zur Sicherung des kulturellen und verwaltungstechnischen Gedächtnisses einer Gesellschaft.
Welche Archivschrank-Typen gibt es – und welcher passt zu Ihrem Bedarf?
Die Auswahl an Archivschränken ist groß – je nach Einsatzgebiet, Raumsituation und Archivgut kommen unterschiedliche Ausführungen infrage. Von klassischen Flügeltürschränken über Hängeregistraturschränke bis hin zu fahrbaren Rollregalen ist alles möglich.
Beliebte Varianten im Überblick:
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Flügeltürschränke: Der Klassiker in Behörden und Archiven. Stabil, abschließbar, mit individuell einstellbaren Fachböden.
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Schiebetürschränke: Ideal für enge Gänge oder kleine Räume – keine Flügeltüren, die in den Raum ragen.
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Hängeregistraturschränke: Perfekt für das strukturierte Archivieren von Hängemappen, z. B. Personalakten oder Verwaltungsakten.
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Rollregale (kompakt fahrbar): Maximale Raumausnutzung durch verschiebbare Regalzeilen – besonders effizient in großen Archiven.
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Feuerfeste Aktenschränke: Mit Brandschutz-Zertifikat (z. B. nach EN 1047-1), schützen wertvolle Dokumente im Brandfall.
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Digitalschrank/Datenträgerschrank: Speziell zur Aufbewahrung von digitalen Archivmedien wie CDs, DVDs oder Bändern.
Entscheidungskriterien für die richtige Schrankwahl:
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Welche Dokumententypen sollen aufbewahrt werden (Papier, Digitalträger, Mikrofilm)?
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Wie lange müssen diese gelagert werden (kurzzeitig, Jahrzehnte, unbegrenzt)?
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Wie viel Platz steht zur Verfügung?
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Gibt es Brandschutzanforderungen?
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Ist ein Zugang durch Dritte vorgesehen? (z. B. Besucher, Forscher)
Ein modular aufgebauter Archivschrank kann individuell an die Gegebenheiten vor Ort angepasst und bei Bedarf erweitert werden – eine sinnvolle Investition in die Zukunft.
Sicherheits- und Ausstattungsmerkmale: Darauf sollten Städte und Behörden achten
Archivschränke für den öffentlichen Einsatz müssen besonderen Anforderungen genügen – insbesondere in Bezug auf Sicherheit, Haltbarkeit und Praktikabilität.
Sicherheitsaspekte im Detail:
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Schließsysteme: Von einfachen Zylinderschlössern bis hin zu Zahlenschlössern oder elektronischen Zutrittslösungen – abhängig vom Schutzbedarf.
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Brandschutz: Feuerwiderstandsklassen wie S60P oder S120P schützen Dokumente im Brandfall bis zu 120 Minuten.
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Standsicherheit: Besonders bei hohen Schränken und schweren Inhalten wichtig – teilweise mit Wandverankerung.
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Stabile Fachböden: Tragkraft von bis zu 80–120 kg pro Boden ist je nach Archivgut empfehlenswert.
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Kantenschutz & Pulverbeschichtung: Schutz vor Rost, Kratzern und chemischen Einflüssen.
Zusätzliche Ausstattungsoptionen:
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Höhenverstellbare Einlegeböden
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Hängeregistratur-Einsätze
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Ausziehbare Fachböden
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Etikettenleisten zur Kennzeichnung
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Farbliche Kodierung (z. B. für unterschiedliche Abteilungen)
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Belüftungssysteme für empfindliche Materialien
Tipp: Einige Anbieter ermöglichen auch Sonderanfertigungen, z. B. für besonders große oder empfindliche Archivgüter wie Landkarten oder Urkundenrollen.
So planen Sie die Archivierung effizient – von der Raumplanung bis zur Dokumentation
Ein Archivschrank allein löst noch kein Ordnungsproblem – entscheidend ist das Gesamtkonzept dahinter. Städte und Gemeinden sollten bei der Archivplanung systematisch vorgehen, um Platz, Ressourcen und Zeit zu sparen.
Planungsschritte für eine effiziente Archivlösung:
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Bedarf analysieren: Welche Dokumente müssen wie lange gelagert werden?
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Bestandsaufnahme: Welche Möbel sind vorhanden, was muss ersetzt oder ergänzt werden?
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Raumaufteilung: Gibt es Potenzial zur Verdichtung durch Rollregale oder Schiebetürsysteme?
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Zugriffsrechte klären: Wer darf auf was zugreifen – und wie wird der Zugriff dokumentiert?
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Archivierungsrichtlinien definieren: z. B. nach BSI-Grundschutz oder kommunalen Vorgaben
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Schränke beschriften & systematisch einteilen: Einheitliche Kennzeichnung beschleunigt jede Recherche
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Mitarbeiter schulen: Wer weiß, wo was ist, spart Zeit und reduziert Fehler
Häufige Fehler vermeiden:
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Zu wenig Platzreserve einkalkuliert
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Keine Beachtung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit
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Unstrukturierte Dokumentenablage ohne Kennzeichnung
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Mangelhafte Sicherheitsvorkehrungen bei sensiblen Unterlagen
Fazit: Der richtige Archivschrank sichert nicht nur Ordnung – sondern Geschichte
Ob Stadtarchiv, Behördenakte oder Verwaltungsdokument – ein Archivschrank ist mehr als nur ein Möbelstück. Er schützt Wissen, bewahrt Rechtssicherheit und unterstützt die tägliche Arbeit in öffentlichen Einrichtungen.
Bei der Auswahl kommt es auf die Kombination aus Sicherheit, Stabilität, Ergonomie und Anpassbarkeit an. Wer vorausschauend plant und auf hochwertige, bedarfsgerechte Lösungen setzt, sorgt dafür, dass Akten und Unterlagen sicher gelagert und jederzeit auffindbar bleiben – heute, morgen und auch in vielen Jahren.