Die sichere Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben. Ob klassische Aktenordner, sensible Personaldaten oder großformatige Baupläne – mit passenden Archivsystemen lassen sich gesetzliche Anforderungen und betriebliches Ordnungssystem optimal miteinander verbinden. Wir bieten hierfür eine große Auswahl an Stahlmöbeln: von flexiblen Archivregalen über abschließbare Aktenschränke bis hin zu spezialisierten Planschränken für DIN A0 oder A1.
Gesetzliche Vorschriften zur Dokumentenarchivierung
In Deutschland gelten verschiedene rechtliche Vorgaben für die Archivierung von Unterlagen, abhängig von Art und Branche der Dokumente. Nachfolgend ein Überblick über relevante Vorschriften:
Übersicht relevanter Archivierungsvorschriften
| Vorschrift / Norm | Pflicht | Geltungsbereich |
|---|---|---|
| § 147 AO (Abgabenordnung) | Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen für 10 Jahre | Alle buchführungspflichtigen Unternehmen |
| § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) | Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Geschäftskorrespondenz | Handelsunternehmen |
| DSGVO Art. 32, 5, 24 | Schutz personenbezogener Daten, Zugriffskontrolle | Unternehmen mit personenbezogenen Daten |
| GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) | Nachvollziehbarkeit und Ordnung | Steuerlich relevante Unterlagen |
| DIN 5008 / 5009 / 67700 | Struktur und Ordnung von Akten und Dokumenten | Büroorganisation und Verwaltungsdokumente |
| Archivgesetze der Bundesländer | Dauerhafte Aufbewahrung öffentlicher Unterlagen | Öffentliche Stellen (z. B. Kommunen, Ministerien, Hochschulen) |
Aus diesen Vorschriften ergibt sich die Pflicht, Unterlagen nicht nur zu lagern, sondern auch gegen unbefugten Zugriff, Zerstörung (Feuer, Feuchtigkeit) oder Verlust zu schützen. Stahlmöbel bieten hier die notwendige Stabilität, Sicherheit und Flexibilität.
Planschränke – Spezialisierte Archivmöbel für Großformate
Neben klassischen Aktenordnern erfordern bestimmte Berufsgruppen die sichere Archivierung von großformatigen Dokumenten – z. B. DIN A0 oder A1. Dazu zählen Architekten, Ingenieurbüros, Planungsabteilungen, Bauämter, technische Zeichner, Vermessungsämter und Museen. Für diesen Einsatzzweck bietet TEZET OHG robuste und langlebige Planschränke aus Stahl mit Schubladensystemen.
Eigenschaften unserer Planschränke:
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Für Formate DIN A0 oder A1 (Quer- oder Hochformat)
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Stabiler Stahlkorpus mit kratzfester Pulverbeschichtung
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Flache, voll ausziehbare Schubladen für empfindliche Unterlagen
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Auszugsbegrenzung und kugelgelagerte Führungen für leichtes Handling
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Abschließbar zum Schutz vor unbefugtem Zugriff
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Stapelbar für platzsparende Archivierung
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Optionale Sockel oder Untergestelle mit Rollen
Diese Spezialmöbel ermöglichen die knickfreie, staubgeschützte und ordentliche Ablage von Zeichnungen, Karten, technischen Plänen, Präsentationsmaterialien oder Urkunden. Ein unverzichtbares Hilfsmittel für jede technische oder öffentliche Dokumentenverwaltung.
Vorteile professioneller Archivmöbel aus Stahl
Der Einsatz hochwertiger Archivschränke, Regale und Planschränke bringt zahlreiche Vorteile:
Platzoptimierung: Durch modulare Regal- und Schranksysteme lässt sich vorhandener Raum optimal ausnutzen, auch in Nischen oder niedrigen Räumen.
Langlebigkeit: Stahlmöbel sind robust, stoßfest und für jahrelangen Dauereinsatz konstruiert – ideal auch für Keller- oder Archivräume.
Datensicherheit: Abschließbare Türen, Schutz vor Feuchtigkeit und optionaler Feuerschutz helfen bei der DSGVO-konformen Aufbewahrung.
Ordnung und Übersicht: Dank klarer Strukturierung, Beschriftungsmöglichkeiten und einstellbarer Fachböden wird die Archivpflege deutlich erleichtert.
Erweiterbarkeit: Unsere Systeme sind nachrüstbar – für wachsende Datenmengen oder zusätzliche Abteilungen.
Revisionssicherheit: Durch strukturiertes Archivieren erfüllen Sie interne und externe Prüfanforderungen – z. B. von Wirtschaftsprüfern oder Aufsichtsbehörden.
Ob klassische Akten, personenbezogene Unterlagen oder technische Zeichnungen – die Archivierung von Dokumenten erfordert langlebige, sichere und funktionale Lösungen. Mit Archivregalen, Aktenschränken und Planschränken aus Stahl bietet TEZET geprüfte Produkte, die den geltenden rechtlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig hohe Anwenderfreundlichkeit bieten.
Lassen Sie sich persönlich beraten. Als erfahrenes Unternehmen mit 29 Jahren Kompetenz im Bereich Betriebseinrichtungen planen wir gemeinsam mit Ihnen die perfekte Lösung für Ihre Archivräume.
TEZET OHG – Ihr zuverlässiger Partner für professionelle Dokumentenarchivierung im Büro, Archiv und Betrieb.